La plupart des départements de ressources humaines ont abandonné le papier et passent avec succès au numérique. Bien que certaines entreprises utilisent encore un système papier, il est clair que celles qui ont adopté la technologie numérique en récoltent les fruits.
En plus d’être plus efficaces et productives, les organisations qui ont choisi une plateforme RH basée sur le Web font état d’une plus grande confiance dans la possession et la fourniture de la bonne documentation pour leurs obligations de conformité.
L’adoption d’un système de gestion de la paie et des RH fiable et basé sur le Web réduira la charge de travail administrative et libérera du temps et des ressources pour des contributions plus précieuses à l’entreprise.
Le personnel des RH peut désormais se concentrer sur l’atout numéro un de l’entreprise : son personnel
Libérer un espace précieux et réduire le gaspillage de papier
Une fois que vous avez numérisé tous vos documents papier, vous pouvez vous en débarrasser. Sérieusement, il n’est pas nécessaire de conserver des milliers et des milliers de morceaux de papier une fois qu’ils existent dans votre logiciel RH en ligne. Un système de paie et de RH écologique et sans papier élimine complètement le besoin de papier. Assurez-vous simplement de tout déchiqueter avant de le jeter.
L’adoption d’une plateforme RH numérique signifie un espace de bureau plus précieux. Les documents peuvent facilement être examinés et signés numériquement. Vous n’avez pas non plus à vous inquiéter que les dossiers soient endommagés par un incendie ou une inondation. Tout est maintenant correctement organisé sur des serveurs sécurisés pour une récupération facile et flexible à partir de plusieurs emplacements virtuels.
Bien que vous receviez encore de nombreux documents papier de la part de tiers, ceux-ci peuvent être facilement numérisés puis éliminés. D’un point de vue juridique, les documents numériques sont tout aussi légitimes que les formats papier, mais si vous avez un jour besoin d’une version papier, vous pouvez toujours la réimprimer.
Augmenter la sécurité des informations
Vous êtes peut-être inquiet à l’idée de vous débarrasser de tous vos documents papier, car ce sont des choses tangibles que vous pouvez toucher et sentir. Pour les personnes habituées aux méthodes de reporting de la vieille école, la tenue des dossiers électroniques peut sembler déroutante et pleine de dangers.
Mais tant que vous utilisez un système fiable et sécurisé et que vous restez à jour avec les procédures de sauvegarde et les protections par mot de passe, les dossiers numériques sont beaucoup plus sûrs et sécurisés que leurs homologues en papier.
Les informations des métadonnées peuvent être utilisées pour gérer les autorisations, garantissant que les informations sont sécurisées et uniquement disponibles pour les bonnes personnes. Les systèmes de permissions peuvent être automatisés afin que l’accès puisse changer au fur et à mesure que l’information évolue dans son cycle de vie.
Par exemple, si un contrat d’employé est partagé avec l’employé et le manager, seules les RH et ces deux personnes peuvent consulter le document. Ensuite, si le manager change, le document serait automatiquement mis à jour pour que seuls l’employé et le nouveau manager ne puissent pas accéder au contrat.
En outre, tous les changements de données sont enregistrés afin que les RH disposent d’un historique complet de chaque information, y compris qui a accédé à un document, ce qui a été fait et quand.
Lorsque les documents sont conservés dans des tiroirs et des classeurs, ils peuvent facilement être volés, lus par la mauvaise personne ou endommagés par l’eau et le feu. Les services RH qui s’appuient sur le papier signalent fréquemment que des informations hautement confidentielles, telles que les dossiers des employés, les griefs et les détails des salaires, sont compromises. Cliquez sur en savoir plus pour découvrir le coffre fort numérique coffreo.
Gagner du temps et réduire le stress
Les services RH doivent gérer une quantité croissante d’informations qui doivent rester sécurisées et confidentielles. Qu’il s’agisse des dossiers des employés, des contrats, de la paie ou des informations médicales, il est important de pouvoir trouver rapidement les informations et de ne pas avoir à se soucier de savoir s’il s’agit de la version la plus récente.
Avec les systèmes d’information basés sur le papier, le personnel RH perd beaucoup de temps à rechercher les documents et les informations dont il a besoin pour effectuer son travail.
Vous avez déjà passé des heures à essayer de trouver un dossier important ? La recherche manuelle peut être extrêmement chronophage, même si tout est soigneusement organisé. Avec le papier et les classeurs, vous devez savoir où est rangé un fichier ou un dossier. Et que faire si les informations que vous trouvez ne sont pas la version la plus récente ?
Avec les fichiers numériques, vous n’avez pas besoin de savoir exactement où se trouve quelque chose. Vous pouvez rechercher des enregistrements et des documents en fonction de ce qu’ils sont plutôt que de l’endroit où ils se trouvent.
Par exemple, en étiquetant les informations avec des propriétés de « métadonnées », telles que le type de document, le nom de l’employé, le département ou le titre du poste, vous pouvez facilement trouver tous les fichiers connexes sans avoir à savoir où se trouve le fichier ou le dossier. Avec la tenue de dossiers numériques, tous vos documents sont facilement consultables pour un accès rapide.
Donner aux travailleurs des capacités de libre-service
Les services de paie et de RH basés sur le Web profitent également à vos employés. Les outils de libre-service en ligne permettent aux employés d’effectuer facilement des modifications et de consulter des informations importantes sans avoir à déranger le service RH. Cela permet de résoudre les doléances des travailleurs tout en faisant gagner un temps précieux à votre équipe des RH.
En utilisant le robuste logiciel de gestion basé sur le Web de Resourcing Edge, les travailleurs n’auront plus à faire des demandes persistantes de rapports et d’informations. Ils peuvent faire la plupart des choses eux-mêmes grâce à notre centre de service aux employés pratique.
Accéder à tout à partir d’un seul endroit, partout dans le monde
En utilisant un seul système pour tous vos besoins en RH, vous pouvez facilement accéder à tout ce dont vous avez besoin à partir d’un seul endroit. L’utilisation d’une interface intuitive en ligne facilite la consultation et la modification du contenu, où que vous soyez dans le monde.
Les applications Web sont excellentes pour pouvoir se connecter en toute sécurité à votre système RH depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Ceci est particulièrement important pour les employés qui sont constamment sur la route ou qui travaillent à distance.
Appliquez l’intégration transparente
Un logiciel de gestion des RH est complètement flexible et personnalisable, ce qui fait des processus existants, des rapports et de l’intégration avec d’autres systèmes un jeu d’enfant.
Nous vous donnons également accès à un marché de modules complémentaires tiers étroitement intégrés disponibles directement dans l’application. Cela augmente la vitesse, la précision et la commodité puisque vous n’avez pas besoin d’accéder ou de saisir des données dans plusieurs systèmes.
Avec l’avantage supplémentaire de l’intégration transparente des applications tierces, vous pouvez ajouter toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sans avoir à utiliser un nouveau système. Il vous suffit de choisir les modules complémentaires qui répondent à vos besoins particuliers , l’intégration transparente se fait automatiquement.